Wewnętrzna procedura ochrony Sygnalistów

Informacje ogólne
- Podstawa prawna dla wprowadzenia POS:
  - Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
  - Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019, str. 17, Dz. Urz. UE L 347 z 20.10.2020, str. 1, Dz. Urz. UE L 265 z 12.10.2022, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 150 z 09.06.2023, str. 40).
  - Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
  - Ustawa z dnia 26 stycznia 1984 r. – Prawo prasowe.
- Niniejsza „Procedura Ochrony Sygnalistów” określa zasady i tryb zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz Przedsiębiorstwo potencjalnych lub rzeczywistych naruszeń przepisów prawa.
- Niniejsza „Procedura Ochrony Sygnalistów” określa zasady i tryb obsługi sygnałów w Przedsiębiorstwo.
- Proces zgłaszania naruszeń jest jednym z kluczowych elementów systemu zarządzania Przedsiębiorstwo, którego nadrzędnym celem jest identyfikowanie nieprawidłowości w działalności Przedsiębiorstwo i podejmowanie działań w celu ich eliminowania i wyjaśniania.
- Fakt dokonania zgłoszenia w dobrej wierze nie może skutkować sankcjami wobec Sygnalisty, zgodnie z zapisami w POS.
- Zgłoszenia nie mogą być wykorzystywane do umyślnego wyrządzenia szkody innym osobom.
- Przedsiębiorstwo informuje w POS o danych osób odpowiedzialnych za obsługę zgłoszeń (Operator zgłoszenia) w Przedsiębiorstwo.
- Zapisy POS dotyczą:
  - pracowników, pracowników tymczasowych oraz osób świadczących pracę na rzecz Przedsiębiorstwo na podstawie innej niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
  - osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców lub dostawców Przedsiębiorstwo;
  - stażystów i praktykantów;
  - prokurentów, akcjonariuszy, wspólników i członków organów zarządczych;
- RACHOLOGIA Wioletta Pecka - Biuro Rachunkowe jest administratorem w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu wewnętrznym zgodnie z Klauzulą Informacyjną.
Definicje i skróty
- Przedsiębiorstwo - RACHOLOGIA Wioletta Pecka - Biuro Rachunkowe;
- POS - niniejsza Procedura Ochrony Sygnalistów;
- SOS - System Obsługi Sygnalistów, dostępny pod adresem https://app.gorodo.pl/gorodo/whistleblower;
- eFZS - elektroniczny Formularz Zgłoszenia Sygnałów, dostępny pod adresem https://app.gorodo.pl/api/wb/6871694670;
- Operator zgłoszenia - osoba lub osoby wyznaczone w Przedsiębiorstwo do obsługi zgłoszeń sygnalistów;
- Sygnalista - osoba, która posiada wiedzę na temat nieprawidłowości i dokonała zgłoszenia sygnału;
- Osoba, której dotyczy zgłoszenie - osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, wskazana w zgłoszeniu sygnału;
- Zgłoszenie sygnału / Zgłoszenie wewnętrzne - ustne lub pisemne zgłoszenie sygnału, przekazane do Przedsiębiorstwo zgodnie z POS;
- Zgłoszenie zewnętrzne - ustne lub pisemne przekazanie sygnału Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu;
- Ujawnienie publiczne - podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
- Działanie następcze - działania podjęte przez Operatora zgłoszenia w Przedsiębiorstwo, zgodnie z zapisami POS, w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowanie administracyjne, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach POS;
- Działania odwetowe - bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą w Przedsiębiorstwo, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.
Odpowiedzialność karna w obszarze ochrony sygnalistów
- Osoba, która chcąc, aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub istotnie utrudnia, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
- Osoba, która podejmuje działania odwetowe wobec Sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z Sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
- Jeżeli podczas utrudniania lub uniemożliwiania zgłoszenia, osoba stosuje wobec innej osoby przemoc, groźbę bezprawną, podstęp lub działa w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
- Osoba, która ujawnia tożsamość Sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z Sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
- Sygnalista, który dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Prawa Sygnalisty
- Przedsiębiorstwo zapewnia, że wobec sygnalisty nie będą podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
- Jako działania odwetowe wobec Sygnalisty traktuje się wszelkie czynności, próby bądź groźby czynności, mające na celu wyrządzenie szkody Sygnaliście a w szczególności:
  - odmowę nawiązania lub kontynuacji stosunku pracy;
  - wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
  - niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
  - obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
  - wstrzymanie awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
  - pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
  - przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
  - zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
  - przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
  - niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
  - negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy;
  - nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
  - przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
  - mobbing;
  - dyskryminację;
  - niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
  - wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
  - nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
  - działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
  - spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
  - wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty;
  - wypowiedzenie umowy sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia.
- Przedsiębiorstwo w przypadku wątpliwości, zapewnia dostarczenie stosownych dowodów i wyjaśnień, iż działania mogące zostać potraktowane jako działania odwetowe, nie są takimi działaniami.
- Sygnalista w zgłoszeniu nie może opierać się na informacjach do których uzyskał dostęp w wyniku czynu zabronionego.
- Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie lub prawo do zadośćuczynienia.
- Sygnalista nie podlega odpowiedzialności za nieuzasadnione zgłoszenie, w przypadku gdy ma uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie Sygnału jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z zapisami POS.
- Sygnalista nie może zrzec się praw jakie przysługują mu na mocy POS.
- Sygnalista może przyjąć na siebie odpowiedzialność za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia tylko w przypadku gdy świadomie podał w zgłoszeniu nieprawdziwe informacje.
- Jeżeli jakakolwiek inna regulacja obowiązująca w Przedsiębiorstwo ogranicza prawa Sygnalisty to w takim przypadku taka regulacja nie obowiązuje w obszarze takiego ograniczenia.
- Jeżeli umowa pomiędzy Przedsiębiorstwo a Sygnalistą ogranicza prawa Sygnalisty, to w takim przypadku taka umowa nie obowiązuje w obszarze takiego ograniczenia.
- Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli:
  - dokona zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, a następnie Przedsiębiorstwo oraz organ publiczny nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą sygnaliście informacji zwrotnej;
  - od razu dokona zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą sygnaliście informacji zwrotnej;
  - ma uzasadnione podstawy sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody;
  - ma uzasadnione podstawy sądzić, że dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi go na działania odwetowe;
  - ma uzasadnione podstawy sądzić, że w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.
- W przypadku gdy Sygnalista dokonuje ujawnienia publicznego bezpośrednio do prasy i zastrzeże nieujawnianie swoich danych, dziennikarz, inne osoby zatrudnione w redakcji, wydawnictwie lub innych prasowych jednostkach organizacyjnych, do którego skierowane jest zgłoszenie, mają obowiązek zachowania w tajemnicy danych umożliwiających identyfikację Sygnalisty (art. 15 ust. 2 pkt 1 ustawy z 26 stycznia 1984 r. – Prawo prasowe) a Sygnalista podlega ochronie określonej w POS.
Prawa osoby, której dotyczy zgłoszenie
- Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub rozpowszechniania nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia.
- Jeżeli jakakolwiek inna regulacja obowiązująca w Przedsiębiorstwo ogranicza prawa osoby, której dotyczy zgłoszenie, to w takim przypadku taka regulacja nie obowiązuje w obszarze takiego ograniczenia.
- Jeżeli umowa pomiędzy Przedsiębiorstwo a osobą, której dotyczy zgłoszenie, ogranicza prawa Sygnalisty, to w takim przypadku taka umowa nie obowiązuje w obszarze takiego ograniczenia.
Sposób zgłoszenia sygnałów wewnętrznych
- W Przedsiębiorstwo zgłoszenia sygnałów wewnętrznych można dokonywać za pomocą formularza elektronicznego dostępnego na stronie https://app.gorodo.pl/api/wb/6871694670.
- Sygnalista w zgłoszeniu zobowiązany jest podać opis nieprawidłowości.
- Opis nieprawidłowości powinien zawierać jak najwięcej informacji pozwalających na analizę i przeprowadzenie procesu wyjaśniającego.
- Sygnalista w zgłoszeniu może podać nieobowiązkowe informacje uzupełniające:
  - Imię i nazwisko sygnalisty (Twoje imię i nazwisko);
  - E-mail sygnalisty (Kontakt e-mail do Ciebie);
  - Inny dane kontaktowe (Inny kontakt do Ciebie);
  - Dane osoby, której dotyczy zgłoszenie;
  - Data (okres) zaobserwowania nieprawidłowości.
- Dane kontaktowe do Sygnalisty nie są obowiązkowe i służą jedynie do potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia przez Przedsiębiorstwo.
Procedura obsługi zgłoszenia wewnętrznego zgłaszanego za pomocą eFZS
- W przypadku zgłoszenia za pomocą formularza elektronicznego eFZS, wyznaczona osoba odpowiedzialna za obsługę sygnałów z danej kategorii (Operator zgłoszenia), powiadamiana jest automatycznie za pomocą wiadomości e-mail o wpłynięciu sygnału.
- Operator zgłoszenia, korzystając z SOS dokonuje obsługi przesłanego zgłoszenia.
- Operator zgłoszenia, w zależności od zakresu informacji podanych przez Sygnalistę w eFZS, w nieprzekraczalnym terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia, powiadamia Sygnalistę o przyjęciu zgłoszenia za pomocą jednego z kanałów:
  - wiadomości e-mail - w przypadku podania przez Sygnalistę adresu e-mail;
  - rozmowy telefonicznej lub wiadomości SMS - w przypadku podania przez Sygnalistę numeru telefonu;
  - listu tradycyjnego - w przypadku podania przez Sygnalistę jedynie adresu korespondencyjnego.
Procedura obsługi zgłoszenia wewnętrznego zgłaszanego w formie papierowej, osobiście.
- W przypadku zgłoszenia w formie papierowej za pomocą poczty tradycyjnej, osoba odpowiedzialna za dekretację korespondencji w Przedsiębiorstwo, przekazuje przesyłkę do osoby wskazanej jako adresat.
- W przypadku zgłoszenia ustnego, osoba odpowiedzialna zobowiązana jest do zorganizowanego w terminie 14 dni spotkania z Sygnalistą.
- W przypadku zgłoszenia ustnego, osoba odpowiedzialna, za zgodą sygnalisty dokumentuje zgłoszenie w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg.
- W przypadku zgłoszenia w formie osobistej, osoba odpowiedzialna za obsługę sygnałów z danej kategorii, zobowiązana jest do zapewnienia warunków pozwalających na komfortowe przeprowadzenie rozmowy prowadzącej do zgłoszenia.
- Osoba odpowiedzialna, po przeprowadzeniu rozmowy z Sygnalistą, wprowadza zgłoszenie do SOS za pomocą eFZS.
Procedura zamknięcia zgłoszenia
- Operator zgłoszenia, korzystając z SOS dokonuje wstępnej analizy przesłanego zgłoszenia.
- W przypadku stwierdzenia błędnego przypisania kategorii zgłoszenia, Operator zgłoszenia dokonuje w SOS zmiany kategorii zgłoszenia. SOS automatycznie powiadamia nowego Operatora zgłoszenia o nowym sygnale.
- Operator zgłoszenia w procesie analizy i wyjaśniania zdarzenia opisanego w sygnale zobowiązany jest do zachowania poufności danych Sygnalisty.
- Operator zgłoszenia w przypadku konieczności ujawnienia danych Sygnalisty, powiadamia o tym fakcie Sygnalistę.
- Operator zgłoszenia zmienia w SOS status sygnału na W procesie.
- Operator zgłoszenia dokonuje analizy zgłoszenia i podejmuje stosowne kroki w celu wyjaśnienia sygnału poprzez:
  - konsultację z osobami w Przedsiębiorstwo mogącymi posiadać wiedzę na temat zdarzenia opisanego w sygnale;
  - powiadomienie osób w Przedsiębiorstwo zobowiązanych do wyjaśnienia sygnału;
  - powiadomienie stosownych dla zdarzenia instytucji państwowych.
- Operator zgłoszenia dokumentuje proces zamykania sygnału poprzez:
  - aktualizację opisu zamknięcia sygnału w SOS;
  - załączenie w SOS stosownych dokumentów potrzebnych do zamknięcia sygnału.
- Po wyjaśnieniu zdarzenia opisanego w sygnale, operator zgłoszenia zmienia w SOS status sygnału na:
  - Sygnał zamknięty - nie potwierdzony - w przypadku gdy informacje zawarte w sygnale NIE ZOSTAŁY potwierdzone
  - Sygnał zamknięty - potwierdzony i wyjaśniony - w przypadku gdy informacje zawarte w sygnale ZOSTAŁY potwierdzone
- SOS automatycznie po upływie 3 lat od daty zamknięcia sygnału, dokona anonimizacji danych osobowych zawartych w zgłoszeniu.
Sposób zgłoszenia sygnałów zewnętrznych
- Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego organu publicznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
- Przy dokonywaniu zgłoszenia sygnałów zewnętrznych Sygnaliście przysługują te same prawa co w przypadku zgłoszeń wewnętrznych.
- Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego ustnie lub pisemnie.
- Zgłoszenie zewnętrzne w formie pisemnej może być dokonane:
  - w postaci papierowej – na adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie;
  - w postaci elektronicznej – na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych, wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie, lub za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako aplikacja właściwa do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej.
- Rzecznik Praw Obywatelskich lub organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym.
Postanowienia końcowe
- Wszyscy pracownicy Przedsiębiorstwo muszą zapoznać się z POS i mieć do niej łatwy i anonimowy dostęp.
- POS wchodzi w życie z dniem ogłoszenia w Przedsiębiorstwo.

PROCEDURA OCHRONY SYGNALISTÓW I ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH w RACHOLOGIA Wioletta Pecka - Biuro Rachunkowe

PROCEDURA OCHRONY SYGNALISTÓW I ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
w
RACHOLOGIA Wioletta Pecka - Biuro Rachunkowe