Wewnętrzna Instrukcja AML/CFT
w
TaxAmica Żaneta Bela
Instrukcja wprowadzona w dniu: ............................ Zatwierdzona przez: ........................................................
Wstęp
Niniejsza instrukcja opisuje zasady i procedury realizacji zadań AML/CFT w TaxAmica Żaneta Bela.
Każdy pracownik TaxAmica Żaneta Bela, uczestniczący w realizacji zadań AML/CFT, zobowiązany jest do zapoznania się z całością Wewnętrznej Instrukcji AML/CFT.
Instrukcja realizacji zadań AML/CFT w TaxAmica Żaneta Bela opisuje:
czynności podejmowane w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,
zasady rozpoznawania i oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego ze stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną, w tym zasad weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu,
środki stosowane w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu związane z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną,
zasady stosowania Środków Bezpieczeństwa Finansowego,
zasady przechowywania dokumentów oraz informacji,
zasady wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach o podejrzeniu prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,
zasady upowszechniania wśród pracowników instytucji obowiązanej wiedzy z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
zasady zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
zasady kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz zasadami postępowania określonymi w instrukcji,
zasady odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi podczas realizacji ŚBF,
zasady dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/843 z dnia 30 maja 2018 r. zmieniająca dyrektywę (UE) 2015/849 w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu oraz zmieniająca dyrektywy 2009/138/WE i 2013/36/UE,
Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny,
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 maja 2018 r. w sprawie zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych,
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 października 2018 r. w sprawie przekazywania informacji o transakcjach oraz formularza identyfikującego instytucję obowiązaną,
Rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 27 lipca 2021 r. w sprawie wykazu krajowych stanowisk i funkcji publicznych będących eksponowanymi stanowiskami politycznymi,
Ustawa z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego,
Rozporządzenie Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczące środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie,
Rozporządzenie Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczące środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy,
Stanowisko UKNF dotyczące AMLRO z dnia 1 grudnia 2022 r.
Słownik pojęć
AML - ustawa z 01.3.2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wraz z nowelizacjami.
AML/CFT - przeciwdziałanie praniu pieniędzy lub finansowaniu terroryzmu.
ML/FT - pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu.
Koordynator AML - osoba wyznaczona w instytucji obowiązanej do realizacji obowiązków wynikających z AML.
Pracownik Obsługujący Klienta (POK) - osoba odpowiedzialna w TaxAmica Żaneta Bela za kontakt i obsługę klienta.
Sygnalista - osoba nagłaśniająca działalność, która według niej jest najprawdopodobniej nielegalna lub nieuczciwa.
Pranie pieniędzy - działania zmierzające do wprowadzenia do legalnego obrotu pieniędzy lub innych wartości majątkowych uzyskanych z nielegalnych źródeł bądź służących do finansowania nielegalnej działalności.
Terroryzm - różnie umotywowane, najczęściej ideologicznie, planowane i zorganizowane działania przestępcze pojedynczych osób lub grup, w celu wymuszenia od władz państwowych i społeczeństwa określonych zachowań i świadczeń, często naruszające dobra osób postronnych.
Finansowanie terroryzmu (FT) - czyn określony w art. 165a ustawy z 06.06.1997 r. - Kodeksu karnego.
GIIF - Generalny Inspektor Informacji Finansowej.
Klient - osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadającą osobowości prawnej, dla której instytucja obowiązana świadczy usługi lub dla której wykonuje czynności wchodzące w zakres prowadzonej przez nią działalności zawodowej, w tym z którą instytucja obowiązana nawiązuje stosunki gospodarcze lub na zlecenie której przeprowadza transakcję okazjonalną.
Kadra kierownicza wyższego szczebla (KKWS) - członek zarządu, dyrektor, pracownik instytucji obowiązanej posiadający wiedzę z zakresu ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z działalnością instytucji obowiązanej oraz podejmujący decyzje mające wpływ na to ryzyko.
Beneficjent rzeczywisty - osoba fizyczna lub osoby fizyczne sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad firmą poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez firmę, lub osoba fizyczna lub osoby fizyczne, w imieniu których są nawiązywane stosunki gospodarcze lub przeprowadzana jest transakcja okazjonalna.
Osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne (PEP) - wyłączając grupy stanowisk średniego i niższego szczebla, osoby zajmujące znaczące stanowiska publiczne lub pełniące znaczące funkcje publiczne, w tym:
szefów państw, szefów rządów, ministrów, wiceministrów oraz sekretarzy stanu,
członków parlamentu lub podobnych organów ustawodawczych,
członków organów zarządzających partii politycznych,
członków sądów najwyższych, trybunałów konstytucyjnych oraz innych organów sądowych wysokiego szczebla, których decyzje nie podlegają zaskarżeniu, z wyjątkiem trybów nadzwyczajnych,
członków trybunałów obrachunkowych lub zarządów banków centralnych,
ambasadorów, chargés d'affaires oraz wyższych oficerów sił zbrojnych,
członków organów administracyjnych, zarządczych lub nadzorczych przedsiębiorstw państwowych, spółek z udziałem Skarbu Państwa, w których ponad połowa akcji albo udziałów należy do Skarbu Państwa lub innych państwowych osób prawnych,
dyrektorów, zastępców dyrektorów oraz członków organów organizacji międzynarodowych lub osób pełniących równoważne funkcje w tych organizacjach,
dyrektorów generalnych w urzędach naczelnych i centralnych organów państwowych oraz dyrektorów generalnych urzędów wojewódzkich,
innych osób zajmujących stanowiska publiczne lub pełniących funkcje publiczne w organach państwa lub centralnych organach administracji rządowej.
Rodzina osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne (PEP):
małżonek lub osobę pozostająca we wspólnym pożyciu z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne,
dziecko osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne i jego małżonek lub osoba pozostająca we wspólnym pożyciu,
rodzice osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne;
Bliski współpracownik osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne (PEP):
osoby fizyczne będące beneficjentami rzeczywistymi osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej lub trustów wspólnie z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne lub utrzymujące z taką osobą inne bliskie stosunki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą,
osoby fizyczne będące jedynym beneficjentem rzeczywistym osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej lub trustu, o których wiadomo, że zostały utworzone w celu uzyskania faktycznej korzyści przez osobę zajmującą eksponowane stanowisko polityczne
Wartości majątkowe - prawa majątkowe lub inne mienie ruchome lub nieruchomości, środki płatnicze, instrumenty finansowe w rozumieniu ustawy z 29.7.2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi, inne papiery wartościowe, wartości dewizowe oraz waluty wirtualne.
Nieudostępnianie wartości majątkowych - szczególny środek ograniczający, który polega na nieudostępnianiu wartości majątkowych bezpośrednio ani pośrednio osobom i podmiotom wpisanym na listy sankcyjne ani na ich rzecz, w szczególności polega na nieudzielaniu pożyczek, kredytu konsumenckiego lub kredytu hipotecznego, niedokonywaniu darowizn, niedokonywaniu płatności za towary lub usługi.
Transfer środków pieniężnych - dowolna transakcja prowadząca do przeniesienia środków zarówno pomiędzy podmiotami jak i wewnątrz jednego pozmiotu (między rachunkami).
Przeprowadzanie transakcji - rozumie się przez to wykonanie przez instytucję obowiązaną zlecenia lub dyspozycji wydanej przez Klienta lub osobę działającą w jego imieniu.
Transakcja - czynność prawna lub faktyczna, na podstawie której dokonuje się przeniesienia własności lub posiadania wartości majątkowych, lub czynność prawna lub faktyczna dokonywana w celu przeniesienia własności lub posiadania wartości majątkowych.
Transakcja okazjonalna - transakcja, która nie jest przeprowadzana w ramach stosunków gospodarczych.
Transakcja powiązana - co najmniej dwie lub więcej transakcji jednostkowych o wartości każdej z nich poniżej 15 000 euro, jeżeli ich łączna wartość przekracza 15 000 euro, a okoliczności ich dokonywania wskazują, że posłużono się więcej niż jedną transakcją w celu uniknięcia ujawnienia wobec instytucji obowiązanej przekroczenia wartości 15 000 euro, jako kwoty progowej, powodującej rejestrację transakcji.
Transakcja podejrzana - transakcja, której okoliczności wskazują, że może ona mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.
Koordynator AML w TaxAmica Żaneta Bela
W firmie TaxAmica Żaneta Bela wyznaczono Koordynatora AML: Żaneta Bela - Właściciel,
Wszystkie podejrzenia zdarzeń mogących mieć znamiona prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu należy zgłaszać za pomocą adresu e-mail: zaneta.bela@taxamica.pl,
Zgłoszenia można także dokonać anonimowo za pomocą Formularza Sygnalistów.
Ogólna Ocena Ryzyka ML/FT w TaxAmica Żaneta Bela
Koordynator AML we współpracy z komórkami organizacyjnymi TaxAmica Żaneta Bela identyfikuje i ocenia ryzyko związane z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu odnoszące się do jego działalności, z uwzględnieniem czynników ryzyka dotyczących klientów, państw lub obszarów geograficznych, produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw.
W procesie przygotowania Ogólnej Oceny Ryzyka ML/FT, Koordynator AML współpracuje z POK w celu uzyskania danych o otoczeniu gospodarczym TaxAmica Żaneta Bela.
Koordynator AML przystępuje do zebrania parametrów niezbędnych do określenia Ogólnej Oceny Ryzyka ML/FT i umieszczenia ich w GoAML, w przypadku wystąpienia jednego z czynników:
aktualizacji Krajowej Oceny Ryzyka ML/FT ogłoszonej przez GIIF,
gdy czas od przeprowadzenia aktualnej Ogólnej Oceny Ryzyka ML/FT dla TaxAmica Żaneta Bela przekroczył 24 miesiące,
wystąpienia podczas analizy bieżącej transakcji, czynników wskazujących na możliwość zmiany poziomu ryzyka otoczenia gospodarczego TaxAmica Żaneta Bela.
Ogólna Ocena Ryzyka ML/FT w TaxAmica Żaneta Bela dostępna jest w formie dokumentacji prowadzonej przez Koordynatora AML w systemie GoAML.
Ogólna Ocena Ryzyka ML/FT zawiera:
opis metodyki oceny ryzyka,
wskazanie poziomu ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu w TaxAmica Żaneta Bela wraz z uzasadnieniem,
opis klientów, państw lub obszarów geograficznych, produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw,
opis obowiązujących w TaxAmica Żaneta Bela regulacji dotyczących prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu,
wnioski wynikające z oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, w tym opis czynników służących wyeliminowaniu zidentyfikowanego ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu.
W przypadku wystąpienia w TaxAmica Żaneta Bela czynników mogących mieć wpływ na Krajową Ocenę Ryzyka ML/FT, Koordynator AML przekazuje stosowne informacje do GIIF.
Na żądanie GIIF bądź stosownych organów samorządów zawodowych lub stowarzyszeń, których członkiem jest TaxAmica Żaneta Bela, Koordynator AML przekazuje niezwłocznie aktualną Ogólną Ocenę Ryzyka ML/FT w TaxAmica Żaneta Bela.
Anonimowe zgłaszanie naruszeń w TaxAmica Żaneta Bela
W firmie TaxAmica Żaneta Bela możesz dokonać anonimowego zgłoszenia naruszeń:
wysyłając maila na adres: zaneta.bela@taxamica.pl.
wypełniając i wysyłając formularza papierowy według wzoru dostępnego w załączniku do Instrukcji.
Sygnalista w zgłoszeniu zobowiązany jest podać opis nieprawidłowości.
Opis nieprawidłowości powinien zawierać jak najwięcej informacji pozwalających na analizę i przeprowadzenie procesu wyjaśniającego.
TaxAmica Żaneta Bela zapewnia, że wobec sygnalisty nie będą podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
Jako działania odwetowe wobec Sygnalisty traktuje się wszelkie czynności, próby bądź groźby czynności, mające na celu wyrządzenie szkody Sygnaliście a w szczególności:
odmowę nawiązania lub kontynuacji stosunku pracy;
wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
wstrzymanie awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy;
nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
mobbing;
dyskryminację;
niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty;
wypowiedzenie umowy sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia.
TaxAmica Żaneta Bela w przypadku wątpliwości, zapewnia dostarczenie stosownych dowodów i wyjaśnień, iż działania mogące zostać potraktowane jako działania odwetowe, nie są takimi działaniami.
Sygnalista w zgłoszeniu nie może opierać się na informacjach do których uzyskał dostęp w wyniku czynu zabronionego.
Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie lub prawo do zadośćuczynienia.
Sygnalista nie podlega odpowiedzialności za nieuzasadnione zgłoszenie, w przypadku gdy ma uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie Sygnału jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa.
Sygnalista może przyjąć na siebie odpowiedzialność za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia tylko w przypadku gdy świadomie podał w zgłoszeniu nieprawdziwe informacje.
Jeżeli jakakolwiek inna regulacja obowiązująca w TaxAmica Żaneta Bela ogranicza prawa Sygnalisty to w takim przypadku taka regulacja nie obowiązuje w obszarze takiego ograniczenia.
Jeżeli umowa pomiędzy TaxAmica Żaneta Bela a Sygnalistą ogranicza prawa Sygnalisty, to w takim przypadku taka umowa nie obowiązuje w obszarze takiego ograniczenia.
Prawa osoby, której dotyczy zgłoszenie:
Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub rozpowszechniania nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia.
Jeżeli jakakolwiek inna regulacja obowiązująca w TaxAmica Żaneta Bela ogranicza prawa osoby, której dotyczy zgłoszenie, to w takim przypadku taka regulacja nie obowiązuje w obszarze takiego ograniczenia.
Jeżeli umowa pomiędzy TaxAmica Żaneta Bela a osobą, której dotyczy zgłoszenie, ogranicza prawa Sygnalisty, to w takim przypadku taka umowa nie obowiązuje w obszarze takiego ograniczenia.
Osoba niezgadzająca się z oceną sygnału lub sposobem jego obsługi w TaxAmica Żaneta Bela, ma prawo zgłosić ten fakt do GIIF za pomocą wiadomości e-mail na adres: GIIF.53a@mf.gov.pl.
Procedura obsługi Sygnału:
Sygnały przekazywane są do Koordynatora AML.
Koordynator AML w terminie 2 dni roboczych przeprowadza wstępne postępowanie wyjaśniające związane ze złożonym Sygnałem, zgodnie z zasadami bezstronności i poufności, z przeprowadzeniem wszelkich koniecznych działań i przy zaangażowaniu odpowiednich komórek TaxAmica Żaneta Bela.
Koordynator AML po zebraniu informacji we wstępnym postępowaniu wyjaśniającym, sporządza notatkę służbową o wynikach postępowania wstępnego wraz z opinią czy wskazane nieprawidłowości mogą wskazywać na naruszenie przepisów AML/CFT.
W przypadku niestwierdzenia przesłanek stanowiących możliwość naruszeń przepisów AML/CFT, Koordynator AML sporządza notatkę służbową zawierającą uzasadnienie takiej decyzji.
KKWS na podstawie opinii i uzasadnienia, podejmuje decyzję o zamknięciu postępowania wyjaśniającego bądź nakazuje Koordynatorowi AML przeprowadzenie dalszych wyjaśnień i analiz sygnału.
W przypadku stwierdzenia przesłanek stanowiących możliwość naruszeń przepisów AML/CFT, Koordynator AML sporządza notatkę służbową, zawierającą uzasadnienie takiej decyzji.
W przypadku stwierdzenia przesłanek stanowiących możliwość naruszeń przepisów AML/CFT, KKWS zleca Koordynatorowi AML przeprowadzenie dalszych wyjaśnień i analiz sygnału.
W przypadku podjęcia decyzji o rozpoczęciu postępowania, maksymalnie w terminie 5 dni roboczych Koordynator AML, przeprowadza niezbędne czynności, w celu zweryfikowania informacji zawartych w zgłoszeniu. W przypadku, gdy TaxAmica Żaneta Bela zagraża poważna szkoda, niezbędne czynności Koordynator AML przeprowadza niezwłocznie. W uzasadnionych przypadkach termin może zostać wydłużony do 7 dni roboczych.
Podczas czynności wyjaśniających Koordynator AML może wskazać osobę lub osoby wspierające postępowanie wyjaśniające. O swojej decyzji informuje KKWS.
Osoby wskazane przez Koordynatora AML nabywają prawa i obowiązki Koordynatora AML w postępowaniu wyjaśniającym.
Jeżeli w trakcie postępowania Koordynator AML uzna, że wymagane jest stanowisko osoby, której zgłoszenie dotyczy, po uzyskaniu pisemnej zgody KKWS, informuje tę osobę o prowadzonym postępowaniu i zobowiązuje ją do przedstawienia swojego stanowiska na piśmie w terminie 2 dni roboczych. W przypadku uzyskania zgody, Koordynator AML, uprawniony jest do wystąpienia do KKWS o podjęcie działań zabezpieczających przed ewentualnymi represjami Pracownika zgłaszającego oraz osobę, względem której toczy się postępowanie.
W przypadku stwierdzenia przez Koordynatora AML nadużycia procedury Sygnalisty, np. zgłoszenia dokonanego w złej wierze, zmierzającego wyłącznie do wyrządzenia szkody wskazanej osobie (albo jakimkolwiek osobom zainteresowanym powiadomieniem), Koordynator AML, kieruje do KKWS odpowiedni wniosek wraz z uzasadnieniem, wskazując osobę nadużywającą procedurę.
Koordynator AML przy stwierdzaniu nadużycia procedury Sygnalisty kieruje się bezstronnością w ocenie i opiera się na niepodważalnych dowodach i faktach.
Procedura postępowania w przypadku potwierdzenia Sygnału:
Jeżeli Koordynator AML po przeprowadzonym postępowaniu wyjaśniającym stwierdza wystąpienie naruszenia i potwierdzenie podejrzeń zawartych w Sygnale (zgłoszenie prawdziwe), w terminie 2 dni roboczych przekazuje do KKWS notatkę służbową zawierającą opis przeprowadzonych czynności i wnioski.
KKWS, przy współpracy z Koordynatorem AML, dokonuje zgłoszenia wykrycia naruszenia przepisów AML/CFT w trybie informacji do GIIF, przekazując wszystkie ustalenia postępowania wyjaśniającego.
KKWS, dokonuje formalnego zakończenia postępowania wyjaśniającego, potwierdzając ten fakt stosowną adnotacją w notatce służbowej.
KKWS w terminie do 5 dni roboczych od zakończenia postępowania, chyba że dyspozycje z GIIF lub innych organów nadzorczych stanowią inaczej, informuje osobę, której zgłoszenie dotyczyło, o fakcie zgłoszenia naruszenia oraz o przeprowadzonym postępowaniu, z zastrzeżeniem zachowania poufności danych zgłaszającego oraz osób uczestniczących w procedurze wyjaśniania Sygnału.
KKWS podejmuje dalsze decyzje związane z wyciągnięciem konsekwencji służbowych w stosunku do osoby, której dotyczyło postępowanie wyjaśniające.
Koordynator AML gromadzi informacje dotyczące badanych sygnałów w Rejestrze Sygnałów.
Koordynator AML usuwa lub poddaje pełnej anonimizacji sygnały zgromadzone w Rejestrze Sygnałów po upływie 3 lat od daty zamknięcia sygnału.
Monitoring transakcji ponadprogowych w TaxAmica Żaneta Bela
Monitoring transakcji ponadprogowych polega na zgłoszeniu do GIIF każdej transakcji powyżej 15 000 euro.
Do ustalania równowartości w euro stosuje się średni kurs NBP dla danej waluty obowiązujący w dniu dokonywania transakcji lub w dniu złożenia dyspozycji (zlecenia) przeprowadzenia transakcji.
Firma TaxAmica Żaneta Bela, na mocy Art. 72 Ustawy AML, NIE MA OBOWIĄZKU raportowania i NIE RAPORTUJE do GIIF transakcji, których wartość przekracza równowartości 15000 euro, jeżeli transakcje te nie spełniają przesłanek do podejrzenia wystąpienia zdarzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.
Rejestr transakcji ponadprogowych (RTPP) prowadzony jest przez Koordynatora AML w Systemie GoAML oraz formie papierowej w TaxAmica Żaneta Bela.
RTPP powinien zawierać:
niepowtarzalny identyfikator transakcji w ewidencji TaxAmica Żaneta Bela,
datę lub datę i godzinę przeprowadzenia transakcji,
dane identyfikacyjne klienta wydającego dyspozycję lub zlecenie przeprowadzenia transakcji oraz jeśli TaxAmica Żaneta Bela posiada to dane pozostałych stron transakcji,
dla osoby fizycznej i osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą: imię i nazwisko, obywatelstwo, numer (PESEL) lub datę urodzenia oraz kraj urodzenia w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL, serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby, adres zamieszkania w przypadku posiadania tej informacji, nazwę firmy, numer NIP oraz adres głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej - w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą,
dla osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej: nazwę firmy, forme organizacyjna, adres siedziby lub adres prowadzenia działalności, NIP, a w przypadku braku takiego numeru, kraj rejestracji, nazwę właściwego rejestru oraz numer i datę rejestracji, dane reprezentanta: imię i nazwisko, obywatelstwo, numer (PESEL) lub datę urodzenia oraz kraj urodzenia w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL, serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby, adres zamieszkania w przypadku posiadania tej informacji,
kwotę i walutę transakcji albo wagę i próbę złota dewizowego lub platyny dewizowej będących przedmiotem transakcji,
rodzaj transakcji,
tytuł transakcji,
sposób wydania dyspozycji lub zlecenia przeprowadzenia transakcji,
numery rachunków wykorzystanych do przeprowadzenia transakcji oznaczone identyfikatorem Międzynarodowego Numeru Rachunku Bankowego (IBAN) lub identyfikatorem zawierającym kod kraju oraz numer rachunku w przypadku rachunków nieoznaczonych IBAN.
Procedury w realizacji monitoringu transakcji ponadprogowych
POK powiadamia Koordynatora AML o przeprowadzonej transakcji ponadprogowej.
Koordynator AML w czasie nie dłuższym niż 7 dni od przeprowadzenia transakcji, przekazuje informację do GIIF za pomocą systemu giif.mofnet.gov.pl.
W przypadku uzyskania od GIIF żądania powtórnego przekazania informacji w wyniku wystąpienia błędu w odebranej przesyłce, Koordynator AML dokonuje niezwłocznego usunięcia nieprawidłowości i przekazuje ją powtórnie, najpóźniej w ciągu 3 dni roboczych od daty otrzymania żądania od GIIF.
Monitoring transakcji podejrzanych w TaxAmica Żaneta Bela
POK i Koordynator AML prowadzą bieżący monitoring transakcji w celu wykrycia transakcji podejrzanych mogących służyć do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.
POK powiadamia Koordynatora AML o fakcie zidentyfikowania transakcji podejrzanej bezpośrednio lub stosując się do zapisów "Anonimowe zgłaszanie naruszeń w TaxAmica Żaneta Bela".
Koordynator AML odpowiedzialny jest za prowadzenie Rejestru Transakcji Podejrzanych.
Rejestr Transakcji Podejrzanych zawiera następujące informacje o transakcjach:
data przeprowadzenia transakcji
dane identyfikacyjne stron transakcji
opis transakcji (kwota, waluta, rodzaj transakcji, okoliczności)
numery rachunków, które zostały wykorzystane do przeprowadzenia transakcji, w przypadku transakcji z udziałem takich rachunków
uzasadnienie oraz miejsce, data i sposób złożenia dyspozycji w przypadku przekazywania informacji o transakcji podejrzanej
Sygnały stanowiące o tym, że mamy do czynienia z transakcją podejrzaną:
podejrzenie, że otrzymaliśmy nieprawdziwe informacje o transakcji,
brak potwierdzenia formalnego (umowa/zamówienie/druk zlecenia)
transakcja nietypowa historycznie dla danego klienta
konstrukcja złożona transakcji
inne kanały przeprowadzenia transakcji (np. gotówka)
obszar (usługa) nieobsługiwana przez klienta w przekroju historycznym
wpłata/wypłata środków powyżej 15 000 euro (jeśli nie musimy zgłosić automatycznie)
transakcja z krajów wysokiego ryzyka (poza UE)
Koordynator AML po zidentyfikowaniu lub otrzymaniu informacji o możliwości wystąpienia transakcji podejrzanej postępuje analogicznie do "Procedury postępowania w przypadku potwierdzenia Sygnału".
Koordynator przekazuje zawiadomienie o podejrzeniu wystąpienia transakcji podejrzanej, w imieniu TaxAmica Żaneta Bela, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 2 dni roboczych od dnia potwierdzenia podejrzenia, jednak nie później niż 7 dni od realizacji transakcji, jeżeli TaxAmica Żaneta Bela realizuje bądź pośredniczy w realizacji transakcji.
Koordynator AML przekazuje informację do GIIF za pomocą systemu giif.mofnet.gov.pl.
Realizacja Środków Bezpieczeństwa Finansowego (ŚBF) w TaxAmica Żaneta Bela
Na mocy AML firma TaxAmica Żaneta Bela zobowiązana jest do identyfikacji i weryfikacji danych oraz tożsamości klientów.
Dokumentacja związana z przeprowadzeniem Środków Bezpieczeństwa Finansowego przechowywana jest razem z pozostałą dokumentacją klienta.
Dokumentacja związana z przeprowadzeniem Środków Bezpieczeństwa Finansowego przechowywana jest w TaxAmica Żaneta Bela przez okres nie krótszy niż 5 lat.
W przypadku braku możliwości realizacji ŚBF, TaxAmica Żaneta Bela, nie nawiązuje się stosunków gospodarczych, nawiązane wcześniej stosunki gospodarcze ulegają rozwiązaniu (wszystkie zawarte muszą zostać rozwiązane), a jeżeli TaxAmica Żaneta Bela realizuje bądź pośredniczy w realizacji transakcji, zlecona przez klienta transakcja okazjonalna nie może zostać przeprowadzona.
POK zobowiązany jest do przeprowadzenia ŚBF:
przy nawiązywaniu stosunków gospodarczych, (zawieraniu umowy) z klientem,
gdy istnieje podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu bez względu na wartość transakcji,
przy kontakcie z klientem, gdy w wyniku wywiadu uzyskuje informacje o zmianie danych klienta, beneficjentów rzeczywistych lub statusu PEP,
gdy zachodzi wątpliwość co do prawdziwości lub kompletności dotychczas uzyskanych danych identyfikacyjnych klienta,
przy kontakcie z klientem, gdy czas, jaki minął od ostatniego przeprowadzenia ŚBF zbliża się (mniej niż miesiąc) lub przekroczył 18 miesięcy.
W celu wypełnienia obowiązków AML firma TaxAmica Żaneta Bela POK zobowiązany jest zebrać i zapisać następujące dane:
W przypadku OSÓB PRAWNYCH:
nazwa firmy,
forma prawna firmy,
adresu siedziby lub adresu prowadzenia działalności,
NIP lub w przypadku braku państwo rejestracji, numer rejestru handlowego i data rejestracji,
imiona i nazwiska osoby reprezentującej,
pesel osoby reprezentującej,
data urodzenia osoby reprezentującej gdy nie nadano numeru PESEL,
miejsce urodzenia gdy nie nadano numeru PESEL.
W przypadku OSÓB FIZYCZNYCH:
imię,
obywatelstwo,
PESEL,
data urodzenia,
seria i numeru dokumentu tożsamości,
adres,
nazwa firmy - jeżeli osoba fizyczna prowadzi działalność gospodarczą,
nip firmy - jeżeli osoba fizyczna prowadzi działalność gospodarczą,
adresu głównego wykonywania działalności bądź adres do doręczeń w przypadku braku głównego - jeżeli osoba fizyczna prowadzi działalność gospodarczą.
W przypadku OSÓB REPREZENTUJACYCH KLIENTA:
imię i nazwisko,
obywatelstwo,
PESEL,
daty urodzenia gdy nie nadano numeru PESEL,
seria i numeru dokumentu tożsamości,
adres zamieszkania.
Do weryfikacji danych klientów, pracownicy firmy TaxAmica Żaneta Bela wykorzystują:
dokumentów rejestrowych Klienta (KRS, CEIDG lub innych odpowiednich),
weryfikacji dowodów tożsamości (w przypadku osób fizycznych).
W celu wypełnienia obowiązków AML firma TaxAmica Żaneta Bela POK zobowiązany jest identyfikacja beneficjenta rzeczywistego. W tym celu należy zebrać i zapisać następujące dane:
imię,
obywatelstwo,
PESEL,
daty urodzenia gdy nie nadano numeru PESEL,
seria i numeru dokumentu tożsamości,
adres zamieszkania,
udziały/uprawnienia,
poziom udziałów/akcji (w %)/zakres uprawnień,
numer telefonu,
adres e-mail.
Do weryfikacji danych o beneficjentach rzeczywistych, odnotowywania rozbieżności, dokumentowania stwierdzonych utrudnień oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją i weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego, pracownicy firmy TaxAmica Żaneta Bela wykorzystują:
złożonego przez klienta "Oświadczeniu o beneficjencie rzeczywistym",
wyciągu z KRS, lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, w tym na stronach internetowych (KRS, CEIDG),
weryfikacji na stronie https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/wyszukaj.
W celu wypełnienia obowiązków AML pracownik firmy TaxAmica Żaneta Bela, zobowiązany jest do zweryfikowania klienta czy należy do: osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne (PEP),
osób znanych jako bliscy współpracownicy osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne (PEP), członków rodziny osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne (PEP), poprzez:
„Oświadczenie PEP” składanego pod rygorem odpowiedzialności karnej.
W przypadku stwierdzenia przez pracownika firmy TaxAmica Żaneta Bela, że obsługiwany klient należy do osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne (PEP), POK powinien wykonać następujące czynności:
kadra kierownicza akceptuje nawiązanie lub kontynuację stosunków gospodarczych z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne.
W przypadku wykrycia rozbieżności pomiędzy Beneficjentami Rzeczywistymi ustalonymi przez TaxAmica Żaneta Bela a Beneficjentami Rzeczywistymi deklarowanymi przez klienta, Koordynator AML dokonuje zgłoszenia wykrytej rozbieżności w Rejestrze CRBR.
POK w procesie realizacji ŚBF potwierdza tożsamość klienta:
w przypadku posługiwania się przez klienta dowodem osobistym lub paszportem - wykonuje kopię dokumentu tożsamości dokonując anonimizacji danych osobowych poprzez użycie nakładki osłaniającej nadmiarowe dane osobowe,
w przypadku posługiwania się przez klienta mDowodem:
wchodzi na stronę https://weryfikator.mobywatel.gov.pl/verification-process a następnie postępuje zgodnie z instrukcjami zawartymi na stronie i przekazuje stosowne instrukcje klientowi,
przekazuje klientowi kod weryfikujący lub udostępnia kod QR,
drukuje wyświetlone na stronie potwierdzenie.
POK dokumentuje całość procesu Realizacji ŚBF poprzez zapisanie i/lub wydrukowanie uzyskanych w procesie dokumentów.
Realizacja Wzmożonych Środków Bezpieczeństwa Finansowego (wŚBF) w TaxAmica Żaneta Bela
POK realizuje wŚBF:
w przypadku uzasadnionego podejrzenia, że przeprowadzana lub przeprowadzane przez klienta transakcje mogą służyć do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,
gdy stosunki gospodarcze klienta są powiązane z krajem trzecim wysokiego ryzyka poprzez: rezydencję (zamieszkanie lub siedzibę), rejestrację, urodzenie, obywatelstwo lub gdy klient przeprowadza transakcje związane z krajem trzecim wysokiego ryzyka,
gdy klient występuje w zapytaniach GIIF przesłanych do TaxAmica Żaneta Bela,
gdy w stosunku do klienta GIIF lub prokurator przesłał żądanie wstrzymania transakcji.
gdy klient ma status osoby „PEP", tj. jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, członkiem rodziny takiej osoby lub osobą znaną jako jej bliski współpracownik,
gdy klient został umieszczony na liście ostrzeżeń publicznych Komisji Nadzoru Finansowego,
gdy dochodzi do nawiązywania albo utrzymywania stosunków gospodarczych lub przeprowadzania transakcji okazjonalnej bez fizycznej obecności klienta np. gdy klient nie jest obecny przy identyfikacji i weryfikacji tożsamości oraz zawieraniu umowy i nie zostały użyte środki identyfikacji elektronicznej oraz usług zaufania umożliwiających identyfikację elektroniczną,
gdy nawiązywanie stosunków gospodarczych następuje w nietypowych okolicznościach,
gdy klient jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której działalność służy do przechowywania aktywów osobistych,
gdy klient jest spółką, w której wydano akcje na okaziciela, której papiery wartościowe nie są dopuszczone do obrotu zorganizowanego lub spółką w której prawa z akcji lub udziałów są wykonywane przez podmioty inne niż akcjonariusze lub udziałowcy,
gdy przedmiot prowadzonej przez klienta działalności gospodarczej obejmuje przeprowadzanie znacznej liczby lub opiewających na wysokie kwoty transakcji gotówkowych,
gdy struktura własnościowa klienta, biorąc pod uwagę rodzaj i zakres prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, jest nietypowa lub nadmiernie złożona.
gdy beneficjent rzeczywisty klienta jest osobą PEP, członkiem rodziny takiej osoby lub osobą znaną jako bliski współpracownik takiej osoby,
gdy klient działa w branżach podwyższonego lub wysokiego ryzyka, w których może występować podwyższone lub wysokie ryzyko AML/CFT,
gdy nastąpiło nawiązanie stosunków gospodarczych lub transakcji okazjonalnej z klientem będącym obywatelem państwa trzeciego i ubiegającym się o prawo pobytu lub obywatelstwo w państwie członkowskim w zamian za transfery kapitałowe, nabycie nieruchomości lub obligacji skarbowych lub inwestycje w podmioty o charakterze korporacyjnym w danym państwie członkowskim,
gdy klient jest obywatelem Federacji Rosyjskiej, osobą fizyczną zamieszkałą na terenie Federacji Rosyjskiej lub osobą prawną, podmiotem lub organem mającym siedzibę na terenie Federacji Rosyjskiej lub osobą prawną, podmiotem lub organem, mającym siedzibę poza Unią i w przypadku którego ponad 50 % praw własności należy bezpośrednio lub pośrednio do obywateli Federacji Rosyjskiej lub osób fizycznych zamieszkałych na terenie Federacji Rosyjskiej,
gdy klient jest obywatelem Białorusi, osobą fizyczną zamieszkałą na terytorium Białorusi lub osobą prawną, podmiotem lub organem mających siedzibę na terytorium Białorusi.
wŚBF realizowane są poprzez:
Zwiększenie częstotliwości aktualizacji ŚBF do 12 miesięcy,
Uzyskanie od klienta potwierdzenia pochodzenia środków majątkowych uczestniczących w transakcjach.
Przykładowe dokumenty potwierdzające pochodzenie środków majątkowych:
aktualny wyciąg z rachunku bankowego,
dokumenty podatkowe,
polisy ubezpieczeniowe nie starsze niż 12 miesięcy,
aktualny rachunek za czynsz, prąd, wodę, gaz, energię, telefon, itp. wysłane na adres klienta,
kopia umowy, zaświadczenie o wynagrodzeniu wynikającym z umowy o pracę, dzieło, zlecenie lub innej umowy, na podstawie której wypłacane jest wynagrodzenie lub dowód wypłaty wynagrodzenia z kasy zleceniodawcy (pracodawcy) lub równoważny dokument,
kopia dokumentu potwierdzającego wypłatę świadczeń takich jak emerytura, renta, alimenty, zasiłki, itp.,
umowa najmu lub dzierżawy lokalu,
potwierdzona umowa darowizny,
akt notarialny / postanowienie sądu o nabyciu spadku,
umowa / dowód wypłaty pożyczki,
postanowienie sądu / inny dokument o przyznaniu / wypłacie odszkodowania / zadośćuczynienia,
dowód wypłaty nagrody pieniężnej / wygranej losowej,
wyciąg bankowy lub inny dokument bankowy potwierdzający wypłatę gotówkową środków z innego banku,
dowód wypłaty środków z inwestycji,
potwierdzenie sprzedaży składnika majątku,
zaświadczenie o wysokości dochodu z US,
umowa na wpłatę zamkniętą / utarg,
formularz deklaracji środków pieniężnych, o którym mowa w art. 3 ust. 3 rozporządzenia (UE) 2018/1672 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie kontroli środków pieniężnych wwożonych do Unii lub wywożonych z Unii oraz uchylające rozporządzenie (WE) nr 1889/2005.
w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą i osób prawnych: wyniki finansowe,
w przypadku osób prawnych: umowa spółki, schemat struktury właścicielskiej podpisany przez osobę uprawnioną do reprezentacji klienta,
POK, w porozumieniu z Koordynatorem AML, ocenia czy dostarczone dodatkowe dokumenty spełniają rolę wzmożonej weryfikacji i stosownie klasyfikuje weryfikację ŚBF.
Zasady kontroli wewnętrznej realizacji zadań AML/CFT w TaxAmica Żaneta Bela
Koordynator AML, raz do roku, przedstawia KKWS raport z realizacji zadań AML/CFT w TaxAmica Żaneta Bela.
Raport roczny zawiera:
Informację o liczbie przeprowadzonych ŚBF,
Informację o liczbie wszystkich transakcji,
Informację o liczbie transakcji poddanych monitoringowi,
Informację o liczbie wykrytych transakcji podejrzanych,
Informację o liczbie transakcji podejrzanych zgłoszonych do GIIF lub innych instytucji,
Informację o wynikach audytu zewnętrznego przeprowadzonego wspólnie z GoAML,
Informację o napotkanych utrudnieniach w realizacji zadań AML/CFT wraz z propozycją zmian prowadzących do likwidacji utrudnień.
KKWS, na podstawie przedstawionego przez Koordynatora AML raportu, podejmuje stosowne decyzje, prowadzące do zwiększenia skuteczności działań AML/CFT w TaxAmica Żaneta Bela.
Szkolenia z zakresu AML/CFT w TaxAmica Żaneta Bela
Koordynator AML wraz z przedstawicielami KKWS, raz do roku, bierze udział w szkoleniach okresowych oraz konsultacjach szkoleniowych realizowanych przez platformę GoAML.
Koordynator AML zapoznaje POK z aktualnymi zapisami Wewnętrznej Instrukcji AML/CFT oraz uzyskuje podpis POK potwierdzający zapoznanie się z Instrukcją.
POK, raz do roku, korzysta z nagrań szkoleniowych dostępnych na platformie GoAML w celu aktualizacji wiedzy na temat realizacji zadań AML/CFT.
POK w przypadku wątpliwości lub niezrozumienia czynności związanych z realizacją AML/CFT, zwraca się do Koordynatora AML w celu ich wyjaśnienia.
Zasady aktualizacji i akceptacji Instrukcji AML/CFT w TaxAmica Żaneta Bela
Treść oraz zawartość merytoryczna Wewnętrznej Instrukcji AML/CFT jest zarządzana przez Koordynatora AML, który na podstawie przeprowadzonych ocen i kontroli dokonuje modyfikacji instrukcji, a następnie prezentuje propozycję zmian KKWS.
Koordynator dokonuje odpowiednich modyfikacji Instrukcji na podstawie obserwacji procesów realizacji zadań AML/CFT.
KKWS kierując się obowiązującymi regulacjami prawnymi przeprowadza kontrolę Instrukcji pod względem zgodności z regulacjami wewnętrznymi oraz aktualnym porządkiem prawnym.
KKWS odpowiedzialna jest za prawidłowe przeprowadzenie procesu uchwalenia i wdrożenia w życie Instrukcji.
Koordynator AML, po wypracowaniu zmian w Instrukcji, przygotowuje aktualną wersję zatwierdzając Audyt w systemie GoAML.
Koordynator AML, przedstawia proponowane KKWS zmiany wraz z historią zmian i komentarzem.
KKWS w terminie nie dłuższym niż 5 dni roboczych, dokonuje oceny zgodności Instrukcji z regulacjami wewnętrznymi oraz obowiązującym porządkiem prawnym.
W przypadku uwag do przedstawionego projektu Instrukcji, KKWS przedstawia swoje uwagi Koordynatorowi AML.
Koordynator AML dokonuje odpowiednich modyfikacji wskazanych przez KKWS.
KKWS przeprowadza proces wprowadzenia w życie nowej Instrukcji.
Historia zmian Instrukcji AML/CFT dostępna jest w systemie GoAML.
